スプレッドシートが得意なこと
スプレッドシートは、生徒の名前、連絡先、料金、いくつかの支払い記録といった、シンプルな一覧には最適です。自由にカスタマイズでき、ほとんどの講師が基本的な使い方を知っています。生徒が数人で予定も決まっているなら、それで十分かもしれません。
分析や会計用のエクスポートにも引き続き役立ちます。講師向け管理ソフトに乗り換えても、すべてのスプレッドシートをやめる必要はありません。それぞれのツールを、いちばん得意な仕事に使い分けるということです。
見えない事務作業が始まるところ
スプレッドシートは情報を保存しますが、その周りの仕事の流れまではほとんど管理してくれません。カレンダーでレッスンの時間が変わっても、出席表は変わらない。宿題はチャットで送り、レッスンメモは別の文書にある。支払いが届いても、残高の更新は数日後。
すき間があるたびに、手作業の確認が必要になります。1回の確認は大したことがなくても、積み重なると1日が細切れになります。それが、今のしくみが限界に来ている最初のサインであることが多いのです。
- 同じ情報を2か所以上に入力している
- レッスン前にメッセージの履歴を探している
- 支払いの遅れがひと目でわからない
- 生徒や保護者が、すでに記録してある情報をたびたび尋ねてくる
- スプレッドシートの構成をあなたしか理解していない
実際の違いは、つながった記録
講師向け管理ソフトは、もともとひとまとまりの作業をつなげます。予定したレッスンに、出欠、メモ、支払い状況をひもづけられます。宿題は、生徒と、それを出したレッスンにひもづきます。生徒の画面には、同じ情報のうち生徒に見せてよい部分が表示されます。
こうしたつながりが重複作業を減らし、記録を信頼しやすくします。すべてのシートを更新したかを気にする代わりに、ひとつの流れに沿って作業し、履歴はシステムに任せられます。
毎週の実際の作業で比べる
機能一覧は誤解を招きがちです。2つの方法を、あなたの1週間の実際の作業で比べてみましょう。定期レッスンの日時を変える、直近3回のレッスンメモを探す、未払いのレッスンを見つける、保護者に今の宿題を見せる。それぞれにかかる時間を測ります。最初のクリックだけでなく、その後のメッセージや重複した更新も含めて考えましょう。
アクセスのことも考えておきましょう。講師のために作ったスプレッドシートは、クライアント向けの画面としてはあまり向いていません。共有すると個人情報が見えてしまったり、誤って編集されたりするおそれがありますし、スクリーンショットを送れば、また手作業がひとつ増えます。
乗り換える価値があるとき
何人になったら、という決まった数はありません。複雑な事情を抱えた10家庭を受け持つ講師は、シンプルな週1回のレッスンを20件教える講師より早く、つながったしくみが必要になるかもしれません。複数のしくみをそろえておく手間が、新しい流れに移る労力を上回ったら、乗り換えどきです。
目安になるのは、繰り返し起きる不便さです。同じ予定、支払い、連絡の問題が毎週起きているなら、それはもう例外ではありません。改善すべきプロセスです。
レッスンを止めずに移行する方法
まずは今使っている情報から移しましょう。在籍中の生徒を登録し、今後のレッスンを追加し、未精算の残高を記録します。過去の行をすべて再現しようとして、移行を遅らせないでください。古いファイルはアーカイブとして残し、本当に役立つときだけ古い情報を移します。
開始日をひとつ決め、それ以降のすべての作業は新しいしくみで行います。生徒と保護者に何が変わるかを伝えたら、いつもどおりの1週間を過ごしましょう。2つのしくみをいつまでも並行して動かすより、はっきり線を引くほうが楽です。
