生徒ごとに請求方法をひとつ決める
多くの講師は、次の3つのうちいずれかを使っています。レッスンごとの支払い、前払いのレッスンパック、毎月決まった金額。どれでもうまくいきますが、ルールを記録しないまま混ぜると混乱のもとです。生徒が始めるときに、料金、請求の周期、キャンセルのルール、支払期限を書き留めておきましょう。
生徒によって取り決めが違う場合は、請求方法をそれぞれの生徒の記録に保存します。記憶に頼るよりずっと安全です。料金や予定が変わるときは、なおさらです。
料金を実際のレッスンにひもづける
支払いの合計は、レッスンの履歴とつながっているほうが確認しやすくなります。レッスンが完了したのか、ルールの範囲内でキャンセルされたのか、振替になったのか、無料だったのかを記録します。そのうえで、クライアントと合意したルールに従って料金を記録します。
こうすれば、カレンダーとチャット履歴と銀行口座を見比べて、本来いくら支払われるべきだったかを判断する、月末によくある面倒を防げます。
- レッスン後すぐに出欠を確認する
- キャンセルが請求対象かどうかを記録する
- 前払い分は毎回同じルールで充当する
- 例外的な調整には短いメモを添える
料金、支払い、残高を分けて考える
料金は、レッスンやパックに対してクライアントが支払うべき金額です。支払いは、あなたが受け取ったお金です。残高はその差額です。これらを別々の記録として保つと、一部の支払い、前払い金、訂正がずっとわかりやすくなります。
何かが変わったときに、古い数字を上書きするのは避けましょう。訂正や新しい取引を追加すれば、履歴が見えるまま残ります。信頼できる帳簿とは、過去を覚えていなくても今の残高を説明できるものです。
落ち着いたリマインドの習慣をつくる
延滞が気まずくなるまで待たないでください。たとえば支払期限の日と、その3日後か7日後など、決まったタイミングで感じのよいリマインドを送りましょう。金額、何の料金か、希望する支払い方法を書き添えます。
中立的な言葉を使いましょう。目的は次にすべきことをはっきりさせることで、責めることではありません。記録が明確なら、リマインドは短く、事実だけで済みます。
クライアントに適切な範囲を見せる
生徒や保護者は、あなたのビジネス全体のデータを見なくても、自分の支払い状況を理解できるべきです。クライアント向けの画面なら、あなたの非公開メモやほかの生徒の情報を守りつつ、そのご家庭のレッスン履歴、支払い、現在の残高を表示できます。
自分で確認できるようにしておくと、同じ質問が減り、確認が必要なときも双方が同じ情報を見ながら話せます。
毎週、支払いを見直す
毎週決まった時間を選び、新しい支払いを照合し、マイナスの残高を確認して、必要なら連絡しましょう。10分の見直しのほうが、1日中その都度口座を確認するより、たいてい効果的です。
毎月の終わりには、売上、未払い額、キャンセルを振り返ります。これらの数字から、ルールがうまく機能しているか、今のスケジュールで見込みどおりの収入が得られているかがわかります。
