为每位学生选定一种收费方式
大多数老师采用以下三种方式之一：按次付费、预付课包，或每月固定金额。任何一种都可行，但如果混用而不记录规则，就容易混乱。在学生开始上课时，写下收费标准、计费周期、取消政策和付款期限。
如果不同学生采用不同的安排，就把收费方式记录在每位学生的档案中。这比依靠记忆安全得多，尤其是在收费或课表变动的时候。
把费用与实际上过的课关联起来
付款总额与课次历史关联后，更容易核对。标记这节课是已完成、按政策取消、已改期还是免费，然后按照与客户约定的规则记录费用。
这样可以避免月底常见的麻烦：对照日历、聊天记录和银行账户，来判断本该付多少钱。
- 课后立即确认出勤
- 记录取消是否需要收费
- 始终如一地使用预付额度
- 为特殊调整添加简短备注
区分费用、付款和余额
费用是客户为一节课或一个课包应付的金额。付款是您收到的钱。余额是两者之差。把它们作为独立的记录保存，部分付款、定金和更正就更容易理解。
有变动时，不要直接覆盖旧数值。添加一笔更正或新交易，让历史保持可见。可信的账目应该能解释当前余额，而不需要您记住过去发生的事。
建立从容的提醒节奏
不要等到逾期余额让人不舒服时才处理。按照固定的节奏发送友好的提醒，例如在付款到期日发送一次，三天或七天后再发送一次。写明金额、对应的课程，以及首选的付款方式。
使用中性的措辞：目的是让下一步行动清楚明了，而不是追究责任。记录清楚时，提醒就可以简短、只讲事实。
给客户提供合适的可见范围
学生和家长应该能了解自己的付款情况，而不必看到您更全面的业务数据。面向客户的视图可以显示他们的课次历史、付款和当前余额，同时保护您的私人笔记和其他学生的信息。
这种自助查看可以减少重复的问题，也让双方在需要澄清时有同一个参照。
每周检查一次付款
每周选定一个固定时间，核对新到的付款、检查欠费余额并跟进。十分钟的集中检查，通常比一整天被动地查看账户更有效。
每月月底，回顾收入、未付金额和取消情况。这些数字能告诉您，您的政策是否有效，以及现在的课表是否带来了预期的收入。
