Ein Abrechnungsmodell pro Schüler
Die meisten Lehrkräfte nutzen eines von drei Modellen: Bezahlung pro Stunde, Stundenpakete im Voraus oder einen festen Monatsbetrag. Jedes kann funktionieren, aber wer Modelle mischt, ohne die Regeln festzuhalten, sorgt für Verwirrung. Notiere zum Start Preis, Abrechnungszeitraum, Absageregel und Fälligkeit.
Wenn deine Schüler unterschiedliche Vereinbarungen haben, halte das Modell im Profil des jeweiligen Schülers fest. Das ist viel sicherer, als sich auf das Gedächtnis zu verlassen, vor allem wenn sich Preise oder Termine ändern.
Verknüpfe Beträge mit echten Stunden
Eine Summe lässt sich leichter prüfen, wenn sie mit dem Stundenverlauf verbunden ist. Halte fest, ob die Stunde stattgefunden hat, regelgerecht abgesagt, verschoben oder kostenlos war. Erfasse dann den Betrag nach der Regel, die du mit den Eltern vereinbart hast.
So vermeidest du das typische Problem am Monatsende, Kalender, Chatverlauf und Bankkonto abzugleichen, um herauszufinden, was eigentlich hätte bezahlt werden müssen.
- Bestätige die Anwesenheit direkt nach der Stunde
- Halte fest, ob eine Absage berechnet wird
- Verrechne Guthaben aus Paketen immer gleich
- Ergänze bei ungewöhnlichen Anpassungen eine kurze Notiz
Trenne Forderungen, Zahlungen und Saldo
Eine Forderung ist das, was die Eltern für eine Stunde oder ein Paket schulden. Eine Zahlung ist Geld, das du erhalten hast. Der Saldo ist die Differenz zwischen beiden. Wer diese drei getrennt erfasst, versteht Teilzahlungen, Anzahlungen und Korrekturen viel leichter.
Überschreibe keinen alten Wert, wenn sich etwas ändert. Füge eine Korrektur oder eine neue Buchung hinzu, damit der Verlauf sichtbar bleibt. Eine verlässliche Übersicht erklärt den aktuellen Saldo, ohne dass du dich an die Vergangenheit erinnern musst.
Erinnere ruhig und regelmäßig
Warte nicht, bis ein offener Betrag unangenehm wird. Schick eine freundliche Erinnerung nach festem Plan, zum Beispiel am Fälligkeitstag und noch einmal nach drei oder sieben Tagen. Nenne den Betrag, wofür er ist und wie am besten gezahlt wird.
Bleib neutral im Ton: Es geht darum, klarzumachen, was zu tun ist, nicht um Schuldzuweisungen. Wenn die Übersicht klar ist, kann eine Erinnerung kurz und sachlich sein.
Zeig Eltern nur, was sie betrifft
Schüler und Eltern sollten ihren Zahlungsstand verstehen können, ohne deine übrigen Geschäftsdaten zu sehen. Eine eigene Ansicht für sie kann ihren Stundenverlauf, ihre Zahlungen und den aktuellen Saldo zeigen, während deine privaten Notizen und andere Schüler geschützt bleiben.
Dieser Einblick erspart wiederkehrende Fragen und gibt beiden Seiten denselben Bezugspunkt, wenn etwas geklärt werden muss.
Prüfe Zahlungen jede Woche
Leg einen festen Termin pro Woche fest, um neue Zahlungen abzugleichen, negative Salden zu prüfen und nachzuhaken. Zehn Minuten Durchsicht bringen meist mehr, als den ganzen Tag über spontan aufs Konto zu schauen.
Sieh dir am Monatsende Einnahmen, offene Beträge und Absagen an. Diese Zahlen zeigen, ob deine Regeln funktionieren und ob dein Stundenplan das Einkommen bringt, das du erwartet hast.
